إدارة الإتصالات الإدارية والوثائق
أقسام إدارة الوثائق والاتصالات الإدارية
اولا: مركز الاتصالات الإدارية
يقدم المركز كل ما تحتاجه الإدارات من توفير التعاملات الالكترونية و الورقية ويتطلع الي توفير بيئة بلا ورق حيث ان نسبة استخدام الورق هيه فقط 10% من الاستخدام الحالي للجامعة
وحدة الوارد الخارجي
يتم استلام المعاملات الخارجية و تسجيلها في نظام الكتروني متكامل حيث تأخذ المعاملة الواحدة من وقت استلامها و تسجيلها حتى وصولها الي الإدارة المعنية اقل من دقيقه و يتم الاحتفاظ بالمعاملات الورقية المستلمة عن طريق البريد في مركز الوثائق والمحفوظات والذي خصص لحفظ جميع أنواع المعاملات كما تستلم هذه الوحدة البريد المعنون والذي يختص بالمراسلات التي ترسل الي بريد الجامعة.
وحدة الصادر الخارجي
تستلم هذه الوحدة جميع المعاملات الصادرة من الجامعة وذلك لغرض ارسالها الكترونياً الي الجهات الخارجية كوزارة التعليم و امارة منطقة المدينة المنورة وبعض الجهات الحكومية ممن تم الربط معهم الكترونيا حيث يأخذ وقت التسجيل اقل من دقيقه ليتم تسليمها الي الجهات الخارجية الكترونيا
وحدة البريد
تستلم هذه الوحدة جميع الأوراق و المعاملات المتجهة خارج الجامعة حيث يتم تسجيلها في النظام وفرزها ليتم تسليمها الي الموزعين و البريد السعودي ،وهيه محطه نهائية للمعاملات الصادرة من الجامعة
وحدة خدمة المراجعين
خدمة المراجعين من اول اهتمامات الإدارة حيث تتولي وحدة خدمة المراجعين الرد و الاستفسار على جميع الأسئلة المتعلقة بالمعاملات و اخر موقع
ثانيا: مركز الوثائق و المحفوظات
نشأ مركز الوثائق والمحفوظات عام 1418 يعتبر المركز المحطة الاخيرة لجميع المعاملات و الاوراق والتي يجب ان تحفظ حيث ان لكل وثيقة عمر زمني ويتولي مركز الوثائق والمحفوظات تنظيم و معالجه وحفظ هذه الوثائق
من اعمال المركز
- اقتناء الوثائق بجميع اشكالها من ادارات ووحدات الجامعة
- ارشفة وحفظ الوثائق
- توفير الوثيقة المناسبة وقت الحاجة
- نشر الوعي بين منسوبي الجامعة على اهمية الوثائق و المحافظة عليها
من انجازات المركز
- تمت ارشفة اكثر من 20 عاماً من الوثائق و الاوراق الهامة
- تمت جدولة وتنظيم المعاملات القديمة